Il coffe break e il pranzo durante un convegno o un corso di formazione sono una delle tante cose che i partecipanti ricorderanno. Certo non vorrai organizzare un convegno interessante, un corso approfondito e ricco, per poi scivolare proprio sul cibo, giusto?
Quei 20 minuti di coffee break tra una sessione e l’altra sono importantissimi. Quei sessanta minuti davanti alle portate del pranzo non possono essere una semplice pausa. Sono momenti di networking in cui si conoscono persone nuove, si formano alleanze e iniziano collaborazioni, sono momenti di relax e anche di divertente convivialità. Sono momenti che devi saper gestire con grande attenzione, perché dopo quello che è stato detto e fatto durante l’evento, questo è l’altro momento fondamentale. Quante volte anche tu hai conosciuto una delle persone che poi sono diventate centrali nel tuo lavoro durante un coffee break?
La scelta del catering e dell’allestimento sono determinanti per la riuscita perfetta della pausa caffè o della pausa pranzo, perché una perfetta organizzazione dei tempi, piatti caldi (o freddi) gustosi, uno spazio adeguato faranno la differenza. Da parte nostra vogliamo darti qualche consiglio.
Una perfetta organizzazione del coffee break
5 sono le cose che devi tenere in considerazione e su cui dovrai confrontarti con il catering prescelto o con il tuo meeting planner.
Location
Una location piacevole, pratica, spaziosa è naturalmente il primo passo. Una sala convegni con uno spazio separato che possa essere dedicato al catering o una delle nostre suggestive location? A te la scelta, noi veniamo dove vuoi, con le nostre cucine, i nostri chef e i nostri addetti. Ricorda solo che una pausa caffè non deve comportare uno spostamento eccessivo dei tuoi partecipanti o rischieresti di allungare i tempi dell’evento.
Durata delle pause
La durata del coffee break o del pasto è infatti un altro punto molto importante. I tempi di un convegno, tra i diversi speech, le presentazioni, le esercitazioni nel caso di un corso formativo, sono sempre calcolati al minuto. La puntualità è fondamentale, sia da parte del catering, sia da parte dei partecipanti. Calcola sempre almeno 20 minuti per una pausa caffè/spuntino e almeno un’ora per il pranzo.
Allestimento
Pranzo in piedi o al tavolo, buffet o alla carta, spazio sufficiente per tutti, organizzazione perfetta per raggiungere le portate desiderate nel caso del buffet, senza creare lunghe attese… l’allestimento della sala dedicata alla pausa deve garantire il massimo comfort per chi, finalmente ha la possibilità di staccare qualche minuto. Soprattutto deve favorire la socializzazione per creare quella preziosa rete di conoscenze che fa girare il lavoro e il mondo.
Angolo relax
Che si tratti di mangiare in santa pace, di una chiacchierata informale, di controllare le email arrivate nel frattempo o di gettare le basi di una collaborazione valuta sempre l’opportunità di creare un angolo relax, magari all’aperto per facilitare i fumatori, con qualche comoda poltrona o qualche divano. La ripresa dei lavori sarà sicuramente più leggera.
Stupiscili
Che barba i coffee break tutti uguali, le pause pranzo asettiche e silenziose… rompi gli schemi! Rendi queste pause un proseguo delle attività, ma senza stress. Non servono grandi cose. Vediamo… serve un’idea… un corso di formazione sul web marketing? Ottimo. Che ne dici di creare angoli differenti nel buffet? L’antro oscuro dei programmatori, il mondo a colori dei grafici, tabelle e numeri per i digital strategist, i papiri e le penne d’oca dei copy… insomma, ogni anima del web marketing vive in un mondo particolare e puoi allestire la sala ristoro in modo originale e divertente. A volte è sufficiente solo un effetto scenico, grandi vasi di fiori, accessori originali, una personalizzazione attenta per menù particolari…
… A proposito… e il menù? Non ci siamo certo dimenticati della cosa più importante, scherzi?
Come scegliere e organizzare il menù del tuo evento
Niente insalata di riso veloce o pasta al sugo, no ad una serie di fritti che appesantiscono. Oggi l’atteggiamento di chi partecipa ad un evento verso il cibo offerto è molto attento e spesso critico. Un servizio mediocre e cibi serviti freddi o scotti sollevano un’onda di critiche e malcontento che mettono malumore. Non è quello che vuoi, giusto?
Menù light
Convegno sull’alimentazione, sulla dieta, sugli stili di vita,… potresti scegliere un tema light. Dolci vegani, alimenti biologici o integrali,… in ogni caso un pranzo leggero e sano è il modo migliore per mantenere sveglia l’attenzione nel pomeriggio, non credi?
Menù a tema
Scegliamo insieme un ingrediente, magari affine, se possibile, al tuo evento e noi pensiamo un menù intorno a quell’ingrediente. È un modo divertente per uscire dalle solite proposte, stupire i tuoi ospiti e offrire loro qualcosa di nuovo.
Un attenzione speciale per esigenze speciali
Sempre più persone, per scelta o per necessità, hanno bisogno di alimenti particolari. Crea sempre un angolo, o più d’uno, dedicato a loro. Gluten free, vegetariano e vegano, senza lattosio, angolo del biologico, menù senza carne di maiale o kosher,… le scelte sono tante quante le particolarità dei tuoi ospiti, non dimenticare nessuno.
Non abbandonare i commensali
Di fronte ad un buffet una domanda scorre tra le persone: “Questo cos’è?”. Non lasciarle nell’oblio. Crea sempre una lista dei piatti nella sala ristoro, nello spazio dedicato alla pausa o al pranzo, inseriscila nelle brochure o sul sito internet dell’evento. Chi partecipa ad un meeting, o ad un convegno non ama le sorprese, soprattutto quando si tratta del cibo, e vuole avere la possibilità di fare una scelta alternativa.
Offri scelte personalizzate
Ognuno ha i suoi gusti, la possibilità di scegliere una pietanza e alleggerirne o rafforzarne il gusto è un bel regalo. Metti i tuoi ospiti al centro offrendo la possibilità, grazie alla presenza di un maitre, di fare una scelta in base alle proprie preferenze.
Sii generoso nelle porzioni
Non lesinare sulla quantità. Le cose buone se ne vanno subito e lasciano i ritardatari a bocca asciutta. Per questo all’annuncio della pausa pranzo scatta la corsa. La soddisfazione dei tuoi ospiti vale ben qualche decina di euro in più, non trovi?
Noi ti abbiamo dato qualche consiglio. Se vuoi anche il nostro aiuto chiamaci. Organizzeremo il coffe break che ogni partecipante ad un convegno sogna e il pranzo che ogni organizzatore desidera offrire ai propri ospiti. Perché dal successo del tuo evento e dal ricordo che i partecipanti ne avranno dipendono molte cose, lo sappiamo bene.
