Quando organizzi un evento hai tante cose a cui pensare, ma la più importante, nella pratica, è trovare la location giusta. Sono moltissime le cose che devi valutare nella scelta e noi vogliamo aiutarti con un breve e forse non esaustivo elenco. Segna tutto!
4 cose che devi assolutamente valutare nella scelta della location per il tuo evento
Posizione della location
Nell’organizzazione di un evento la posizione della location dovrebbe essere la prima cosa che prendi in considerazione. Meglio una località facilmente raggiungibile anche con i mezzi pubblici o lontana dalle principali vie di comunicazione. Se stai organizzando un meeting, una conferenza, un corso di formazione professionale valuta la distanza della location da autostrade, aeroporti, stazioni ferroviarie e fermate di bus e metro.
Ma ci sono occasioni in cui organizzare un evento fuori porta può fare la differenza. Una convention aziendale, un corso di formazione di qualche giorno, una giornata di team building, un numero limitato di partecipanti ti permettono di scegliere strutture isolate che creino un maggior senso di intimità tra le persone, lontano dal caos urbano
Dimensioni della location e attrezzature (spazi, luce, ricambio d’aria, climatizzazione,…)
Raccolto il numero di adesioni e un numero sufficiente di opzioni tra diverse strutture, valutane le caratteristiche.Sembra banale, ma a volte non lo è, dovrai scegliere una sala sufficientemente grande da ospitare tutti, anche i partecipanti dell’ultimo minuto. Ma senza esagerare, una sala mezza vuota perché troppo grande farebbe una pessima impressione.
Se non ti è possibile raccogliere le adesioni prima di prenotare gli spazi, quindi non hai la possibilità di sapere in anticipo quanti parteciperanno al meeting, come puoi sapere quanto grande deve essere la sala che li ospiterà? Raccogliere le adesioni è un lavoro duro, lo sappiamo bene. A volte alcuni partecipanti non danno conferma fino al giorno prima o rinunciano all’ultimo.Hai in questo caso due strade a disposizione:
- Pianifica con attenzione, anche online, la strategia di raccolta delle iscrizioni;
- Fai eventi a numero chiuso. Non solo avrai un’idea del numero di partecipanti, ma è anche una buona strategia di marketing.
Verifica anche la disposizione delle luci, la climatizzazione della sala, il ricambio d’aria, lo staff disponibile e la possibilità di usufruire di attrezzatura tecnica adeguata alle tue necessità.
Scegli la location in base alla tipologia di evento
Quali sono i punti di forza di ogni location? L’atmosfera che si respira in un centro congressi è molto diversa da quella di un agriturismo. Per questo devi valutare bene a che tipo di evento vuoi dare vita per scegliere la location giusta.
Un evento di alto profilo necessita di una location elegante, in cui ritrovare il lusso e un servizio di alto livello o una dimora storica. Per creare un maggior senso di coesione tra le persone l’ideale è un luogo lontano dalla città, in campagna, con spazi all’aperto.
Se in genere la scelta dell’albergo sembra la più facile e meno costosa è spesso anche la meno personalizzabile e più fredda. Gli alberghi sono strutture che nascono con scopi diversi e si vede, anche se gli eventi business a volte diventano il core business della struttura.
Un centro congressi offre spazi pensati e strutturati per accogliere invece eventi business e sono dotati di tutto ciò che serve, ma hanno costi molto alti e spazi dispersivi. Inoltre devi organizzare pernottamenti, trasporti, gestione del tempo libero,…
Esiste un’alternativa molto personale e sempre più in voga: spazi non specializzati in eventi business, ma che hanno dalla loro parte la capacità di creare un effetto decisamente più emozionante ed esclusivo. Dalle cascine agli agriturismi, dalle dimore storiche ai musei, l’evento si costruisce attorno alla location, con uno sforzo in più da parte degli organizzatori, ma un risultato d’effetto.
L’importanza del cibo nei tuoi eventi
Ricordi che ne abbiamo parlato? Il cibo può lasciare un ottimo ricordo nella mente dei tuoi ospiti. O un retrogusto amaro. Scegliere il catering giusto è fondamentale. Non si tratta solo di una pausa caffè o di un panino al volo al bar, ma di un pasto piacevole, gustoso e di alto livello per regalare un momento di condivisione e di relazione davvero proficua. C’è qualcosa che unisce più di un pranzo insieme?
Come valutare la serietà di una location in fase di progettazione dell’evento
Ci sono altri controlli che puoi fare quando stai scegliendo tra diverse proposte e preventivi.
Tempo di risposta alla tua richiesta
Un ristorante, hotel, centro congressi non attende settimane prima di darti una risposta o di contattarti. Neppure qualche giorno. Accogliere una richiesta e rispondere prontamente è fondamentale. A nessuno piace essere ignorati. E poi, se il tempo di risposta ad una richiesta così semplice è troppo lungo, qualche dubbio sulla capacità di gestione delle urgenze viene a tutti, non credi?
Preventivo su misura o standard?
Ogni evento è unico e ha necessità particolari. Ricevere un preventivo palesemente standard, che risponde ad una richiesta generica, senza che tu sia stato contattato per avere ulteriori informazioni, senza che ti siano fatte domande, deve metterti subito in allerta.
Non si tratta solo di posti a sedere e tipologia di evento, ma di tante piccole sfumature che solo attraverso un incontro, una telefonata o una mail con richieste approfondite (ma sarebbe preferibile un contatto diretto) possono rilevare. Solo in questo modo si può pensare di dare al cliente esattamente ciò che gli serve. Proprio come in un matrimonio non ti faresti mai dare un prezzo a scatola chiusa, lo stesso vale per un evento business.
Fatti mandare fotografie o visita di persona le sale
Ci siamo ormai abituati a consultare siti di prenotazione online prima di andare in vacanza. A maggior ragione, quando sei tu a dover ospitare qualcuno per un meeting o un convegno, devi poter fare un sopralluogo ancora prima di prenotare. E quando non è possibile richiedi sempre quante più fotografie possibile. In questo modo ti farai un’idea non solo degli spazi, ma anche dello stile della location.
Leggi le recensioni e confrontati con i clienti
Lo sappiamo, anche tu guardi le recensioni ogni volta che stai per acquistare qualcosa online o vuoi prenotare una cena al ristorante. In rete puoi consultare molti portali, social e motori di ricerca per capire come si sono trovati i clienti prima di te. Sono indicatori soggettivi e a volte fuorvianti, ma riflettono le sensazioni di chi in quel posto ci è già stato e, con buon approssimazione, puoi farti un’idea di come si troverebbero i tuoi ospiti.
Vuoi fare un passo in più? Cerca eventi simili al tuo in quella stessa location avvenuti in passato e contatta gli organizzatori. Chi meglio di loro?
E ora che ti sei fatto un’idea… al lavoro! Inizia a cercare la location del tuo evento business tra le nostre proposte in Trentino Alto Adige. E poi chiamaci per saperne di più.
